KI-Projekte scheitern selten an der Technologie

Als vor etwa drei Jahren der große ChatGPT-Moment kam, begann auch bei RWZ zunächst das, was in vielen Unternehmen zu beobachten war: Menschen experimentierten. KI wurde genutzt, um Texte schneller zu schreiben, E-Mails zu formulieren oder erste kleine Aufgaben im Alltag zu vereinfachen. Doch für Muamer Nukic wurde schnell klar, dass sich hinter diesen ersten Experimenten deutlich mehr verbirgt.

„Erst später wurde deutlich, welches enorme Potenzial KI tatsächlich im Unternehmenskontext hat - von Automatisierung bis hin zu komplett neuen Arbeitsweisen.“ M. N.

Heute verantwortet er bei RWZ die strategische Weiterentwicklung des Themas KI im Konzern. Seine Rolle geht dabei weit über klassische Technologie-Themen hinaus. Neben der Identifikation neuer Use Cases beschäftigt er sich mit Wirtschaftlichkeitsbewertungen, Prozessanalysen, Change Management und der Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit KI. Sein Arbeitsalltag sei genau deshalb besonders abwechslungsreich: mal strategisch, mal operativ, mal technisch und vor allem nah an den tatsächlichen Herausforderungen der Fachbereiche. Besonders spannend findet er dabei, verschiedene KI-Use-Cases aus anderen Unternehmen zu analysieren und zu prüfen, welche Ansätze sich sinnvoll auf RWZ übertragen lassen.

„Oft merkt man erst im direkten Vergleich mit anderen Unternehmen, welche Prozesse noch nicht optimal aufgestellt sind oder wo die Datengrundlage verbessert werden muss.“ M. N.

KI mit echtem Mehrwert statt Hype

Der zunehmende Marktdruck und die Geschwindigkeit, mit der sich KI-Technologien entwickeln, waren für RWZ ein entscheidender Faktor, sich frühzeitig strategisch mit dem Thema auseinanderzusetzen. Dabei stand von Anfang an nicht nur die Technologie selbst im Fokus, sondern vor allem die Frage: Wo schafft KI im Alltag echten Mehrwert?

Vor allem in Bereichen wie Kundenservice, Vertriebsunterstützung oder Produktberatung sieht RWZ großes Potenzial. Doch bevor aus Ideen produktive Anwendungen werden, braucht es zunächst eine klare Struktur. Deshalb arbeitet RWZ mit einem strukturierten Use-Case-Funnel. Neue Ideen werden gesammelt und anschließend Schritt für Schritt bewertet: Welche Daten werden benötigt? Welche Technologien kommen infrage? Kann die Lösung intern umgesetzt werden oder braucht es externe Unterstützung? Und vor allem: Lohnt sich der Aufwand wirtschaftlich? Denn nicht jede gute Idee ist automatisch auch ein sinnvoller KI-Use-Case. Gleichzeitig geht es darum, die richtige Balance zwischen schnellen Erfolgen und langfristiger Transformation zu finden.

„Quick Wins sind wichtig, um früh sichtbare Erfolge zu erzielen, Akzeptanz im Unternehmen aufzubauen und schnell Mehrwerte durch KI zu schaffen.“ M. N.

Warum KI-Projekte wirklich scheitern

Je intensiver sich RWZ mit KI beschäftigte, desto deutlicher wurde auch: Die eigentliche Herausforderung liegt selten in der Technologie selbst. Viele Unternehmen fokussieren sich zunächst auf Modelle, Tools oder technische Möglichkeiten. In der Praxis sind jedoch oft historisch gewachsene Prozesse, fehlende Dokumentationen oder mangelnde Akzeptanz die eigentlichen Stolpersteine.

„Viele KI-Projekte scheitern meiner Meinung nach nicht an der Technologie, sondern an fehlender Akzeptanz und fehlender Einbindung der Fachbereiche.“ M. N.

Gerade in großen Organisationen existieren Prozesse mit zahlreichen Sonderfällen, individuellen Zwischenschritten und implizitem Wissen, das nie sauber dokumentiert wurde. Genau dort beginnt die eigentliche Arbeit. Bevor Prozesse automatisiert oder durch KI unterstützt werden können, müssen Unternehmen zunächst verstehen, wie diese Prozesse tatsächlich funktionieren. Deshalb setzt RWZ bewusst darauf, Fachbereiche frühzeitig einzubinden und Prozesse transparent zu analysieren. Unterstützend kommen dabei auch Methoden wie Process Mining zum Einsatz.

„Besonders erfolgreich sind Projekte dann, wenn der Wunsch und der konkrete Bedarf direkt aus dem Fachbereich kommen, weil dort ein echter Optimierungsbedarf besteht.“ M. N.

Neben dem Prozessverständnis spielen vor allem Change Management und Kommunikation eine zentrale Rolle. Viele Mitarbeitende begegnen neuen Technologien zunächst mit Unsicherheit besonders dann, wenn unklar ist, welchen konkreten Nutzen KI im eigenen Arbeitsalltag schafft. Deshalb verfolgt RWZ bewusst einen praxisnahen Ansatz. Statt abstrakter Theorie stehen konkrete Anwendungen, persönliche Gespräche und gemeinsames Ausprobieren im Vordergrund.

„AI-Adoption funktioniert vor allem dann gut, wenn der Austausch persönlich und praxisnah ist.“ M. N.

Die Einführung der CustomGPT-Lösung

Dieser Fokus auf Zusammenarbeit und Akzeptanz spielte auch bei der Einführung eines unternehmensweiten Chatbot gemeinsam mit statworx eine zentrale Rolle. Für Muamer Nukic war dabei besonders wichtig, dass das Projekt nicht als reines Technologieprojekt verstanden wurde, sondern als gemeinsamer Transformationsprozess mit klarer Struktur und enger Abstimmung. Besonders positiv hebt er die transparente Zusammenarbeit hervor: klare Roadmaps, definierte Verantwortlichkeiten und ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Entscheidungen welche Auswirkungen auf das Projekt haben.

„Man wurde während des gesamten Projekts immer abgeholt und verständlich darüber informiert, welche Auswirkungen bestimmte Entscheidungen oder fehlende Schritte haben können.“ M. N.

Dadurch entstand früh das Gefühl, dass hier nicht einfach ein weiterer Chatbot eingeführt wird, sondern eine Lösung mit echtem Mehrwert für den Unternehmensalltag. Heute wird die Lösung bei RWZ in unterschiedlichsten Bereichen genutzt. Einige Teams setzen KI beispielsweise ein, um Lieferantenscheine automatisiert auszulesen und strukturierte Informationen direkt weiterzuverarbeiten. Andere nutzen individuelle Assistenten für Dokumentationen, Rechercheaufgaben oder E-Mail-Erstellung.

Besonders beliebt seien außerdem Speech-to-Text-Anwendungen sowie individuell konfigurierte KI-Assistenten für tägliche Routineaufgaben. Teams haben sich dafür bereits eigene Prompts aufgebaut, mit denen Informationen wie Weizenpreise, Wechselkurse oder Gaspreise automatisiert aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden können.

„Im Grunde wurde den Mitarbeitenden ein modernes Werkzeug an die Hand gegeben, mit dem sie ihre täglichen Prozesse einfacher und produktiver gestalten können.“ M. N.

Besonders positiv wurde laut Muamer aufgenommen, dass Mitarbeitende KI nun offiziell und innerhalb eines sicheren Unternehmensrahmens nutzen können, ohne auf „Schatten-KI“ ausweichen zu müssen. Dadurch entstand deutlich mehr Vertrauen im Umgang mit der Technologie und gleichzeitig eine höhere Bereitschaft, neue Anwendungen aktiv auszuprobieren.

Learnings: Erfolgreiche KI-Projekte brauchen mehr als gute Technologie

Rückblickend hat das Projekt bei RWZ nicht nur neue KI-Anwendungen hervorgebracht, sondern auch die Sicht auf professionelle KI-Transformation nachhaltig geprägt. Für Muamer Nukic war besonders spannend zu erleben, wie entscheidend Struktur, Kommunikation und klare Verantwortlichkeiten für den Erfolg von KI-Projekten sind, weit über die eigentliche Technologie hinaus.

„Durch das Projekt mit statworx hat sich meine Sicht auf die professionelle Umsetzung von KI-Projekten noch einmal deutlich erweitert.“ M. N.

Besonders beeindruckt habe ihn das strukturierte Projektmanagement mit klaren Roadmaps, transparenten Aufgabenverteilungen und einem gemeinsamen Verständnis über Prioritäten und nächste Schritte. Auch fachlich habe das Projekt neue Perspektiven eröffnet, insbesondere beim Verständnis dafür, welche Technologien und Large Language Models sich für unterschiedliche Anwendungsfälle eignen und wo ihre jeweiligen Stärken und Grenzen liegen.

„Die Kollegen von statworx haben komplexe Themen immer sehr verständlich erklärt und gleichzeitig eine fachliche Tiefe vermittelt, die einen echten Mehrwert gebracht hat.“ M. N.

Was würde Muamer anderen Unternehmen im Umgang mit KI empfehlen?

Für andere Unternehmen, die aktuell vor ähnlichen Herausforderungen stehen, hat Muamer Nukic deshalb eine klare Empfehlung: KI nicht isoliert oder ausschließlich technologisch denken.

Der KI-Markt entwickle sich extrem schnell, und gerade kleinere interne Teams könnten kaum dauerhaft alle Entwicklungen allein im Blick behalten. Externe Partner könnten dabei nicht nur technologisches Wissen liefern, sondern auch helfen, typische Fehler zu vermeiden und neue Perspektiven auf bestehende Prozesse zu gewinnen. Mindestens genauso wichtig sei allerdings der menschliche Faktor. Erfolgreiche AI-Adoption entstehe nicht durch reine Informationsseiten oder theoretische Guidelines, sondern vor allem durch persönlichen Austausch und konkrete Anwendungserlebnisse. Deshalb setzt RWZ bewusst auf praxisnahe Formate, interaktive Schulungen und gemeinsames Ausprobieren. Mitarbeitende sollen KI nicht nur verstehen - sondern erleben, welchen konkreten Mehrwert sie im Alltag schaffen kann.

„Meiner Erfahrung nach funktioniert AI-Adoption vor allem dann gut, wenn der Austausch persönlich und praxisnah ist.“ M. N.

Gerade spielerische Formate wie gemeinsame Prompting-Übungen, kleine KI-Challenges oder interaktive Trainings könnten dabei helfen, Berührungsängste abzubauen und gleichzeitig Neugier für neue Technologien zu schaffen.

Der Blick nach vorne

Für die kommenden Jahre erwartet Muamer Nukic, dass sich insbesondere repetitive und dokumentationslastige Tätigkeiten massiv verändern werden. KI werde zunehmend zu einem alltäglichen Arbeitsassistenten, der Wissen schneller verfügbar macht und Mitarbeitende bei Routinetätigkeiten unterstützt. Trotz aller technologischen Entwicklungen bleibt für ihn eine Erkenntnis zentral:

„Erfolgreiche KI-Transformation beginnt nicht bei der Technologie, sondern bei den Menschen, die mit ihr arbeiten.“ M. N.

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